Word: cuando no es solamente una carta. Tablas de contenido automáticos, referencias y estilos.

Mi primera computadora la compré con el sudor literal de mi frente en el año 2000 (trabajaba en una venta de víveres, en un lugar donde la sensación térmica alcanza fácilmente los 50 ºC durante todo el año). Word 97. Mi hermano, me dice: “lo bueno, de redactar a computadora, es que escribes como loco, le das tecla hasta que te salgan ampollas, luego acomodas a tu gusto”. Una verdad para mí hasta que tuve que pasar en limpio una tesis de casi 100 páginas y con más de 20 puntos a tratar.

En mecanografía me defiendo bien, con los ochos dedos que uso y la barajeada a las teclas. Lo que uso habitualmente en Word lo hago por teclado. Lo complicado: la tabla de contenido de la tesis, con los punticos y números de página, los cuales van cambiando conforme se agregan páginas por una u otra razón; referencias de algún punto en específico, indicando la página. En resumidas cuentas: primero el desarrollo de la tesis, luego la tabla de contenido de manera manual, y orar que no se corran demasiado las páginas, ni que la tesis vaya a sufrir cambios considerables posteriores.

Estas complicaciones no las sufre quien sólo redacte una carta, al igual que un informe de dos o tres páginas. Pero los que sufrieron lo que yo, y eso que era sólo pasar de manuscrito a digital la tesis, comparto esto, que para mí fue un regalo de alguien que no consigo recordar.

Office Word crea tablas de contenido automáticos, en base a los estilos de texto empleados. Es decir, si desde un principio, aplicamos los estilos de texto adecuado a cada párrafo, nos ahorramos todo el proceso tedioso de redactar manualmente la tabla de contenido, el cual queda reducido a sólo dar unos cuantos clicks. Ahora ¿qué son los estilos?

Para los que tengan Office 2007 en adelante, los “estilos” aparecen en la barra del menú “Inicio”. Desde aquí se controlar el tipo de estilo de cada párrafo, si es un título, si es texto normal, si es un subtítulo entre otro. Ahora ¿Cómo se usa?

Primero, se debe planear que formatos de texto llevará nuestra redacción, llámese tesis, libro o informe. Escribimos el primer párrafo correspondiente al título, le damos el formato que debe llevar, luego hacemos click derecho sobre “título” en el menú de estilos, y seleccionamos “actualizar título para que coincida con la selección”.  Luego escribimos el texto normal y le damos el formato adecuado, seleccionamos “normal” en el menú de estilos y seleccionamos “actualizar Normal para que coincida con la selección”.

Una vez hecho lo anterior, nos dirigimos a la página del documento donde insertaremos el índice, seleccionamos el menú “referencias”, luego “tabla de contenido”, después “tabla de contenido personalizado”. Se desplegará un menú, el cual realizamos las personalizaciones correspondientes. Por último, hacemos click en aceptar y ¡tenemos la tabla de contenido con punticos y número de páginas! Y se actualiza cuando hacemos click derecho sobre ella y elegimos “actualizar”.

Dicho esto, creo que ya deben tener conocimiento para indagar por su cuenta a través de esta útil herramienta. El Método de funcionamiento, se basa a que Word le asigna un “nivel de esquema” a cada párrafo. El estilo texto normal, tiene por defecto nivel “texto independiente” mientras que los estilos títulos, títulos 1, 2, 3... subtítulos, tienen niveles a partir de 1 y en orden ascendente. La tabla de contenido automático plasma estos párrafos con “niveles”, junto con sus números de página. Las referencias cruzadas, también se basa en estos niveles, para su inserción, por lo cual, entonces, es conveniente saber cuáles párrafos serán títulos o subtítulos para asignarles de una vez su estilo correspondiente.